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扬远商事:丢掉合同模板,从今天起建立企业合规制度

作为扬远商事团队的执业律师,精通公司法以及商业运行规则是必备的两项基本素质,而“合同”作为集大成者,恰是体现一个商事律师、公司法务是否精专的最佳参考系。

合同的最终目的是体现商业价值,所以任何一次合同审查,都应当以促成交易为第一要务;其次,还需要考察各方的商业和法律风险;最后,要用全局眼光审查一份合同整体的利益平衡、公平的应有之义。

 

前提:选择合同范本不等于万事大吉

日常工作中,很多与律师熟识的老板、总裁,遇到新的合同问题仍会伸手“要模板”。业务经办人员也往往希望有一套合同范本作为签订合同的基础,但实践中的误区在于,合同范本只是一个基础,并不能过分依赖它。为了巩固出具高效合同(少写废话)的能力,扬远律师在日常工作中以摒弃合同范本要求团队,对于一个新的类型合同,从主体信息做起,考虑到每一个交易环节中的法律风险,最终形成一套完整的定制合同。

就非法律从业人员而言,选择了合同范本后,并不建议直接使用。在对合同范本的内容有了正确理解的基础上,需要结合实际交易,对合同条款进行增补、调整。比如,购销人员在使用采购合同文本时,首先需要区分即将进行的此次交易是“一时性合同”还是“继续性合同”。

法律点:

一时性合同也叫做非继续性合同,是指履行为一次性行为的合同。即一次给付便使合同内容实现,买卖、赠与、承揽等合同均属此类。一时性合同的解除原则上有溯及力在被解除时能够恢复原状,即已经履行的给付可以返还给付人。

继续性合同,是指不断的重复相同内容的合同,而不是一时或一次完成的合同。如租赁合同、仓储合同均属于此类租赁、借用、消费信贷等继续性合同以使用、收益、标的物为目的,已经被受领方享用标的物效益,是不能返还的,也就不能恢复原状。

在不区分合同性质前贸然使用“合同模板”的话,就会陷入上述截然不同的法律规范中,从而容易遗漏本该设定的违约责任。

 

干货:建立完善的合同管理制度和流程

站在公司集团的合规视角,要求商事律师具有全局观。考虑到企业员工的法律风险意识很难短时间普遍提升,这就需要一套企业的合同管理制度来规范人为因素导致的不确定性和风险。企业内部的合同管理制度和流程是企业风控的重要组成部分,这是一个企业摒弃经验主义、管理惰性的唯一解药。

 

1、完善公司招投标、询比价流程

一般而言,企业根据自身业务类型、标的金额、风险因素的区别,从上到下可建立三级采购制度。对于重大(金额大、风险高)的项目,如涉外经济合同或建设工程合同,往往采取投标方式参与签约采购。此时,就需要企业完善招标、投标的管理工作,指派领导小组,制定管理规定,并规范标书的制作、购买、保密、评标、答辩、开标、中标等流程。

而对于风险较小的业务,在常见的议价采购环节中,则可赋予业务人员更多的自主议定权,提高企业的运营效率。

无论是何种采购环节,都可以让公司法务部门辅以风险审核,并就如何规避风险提出合规建议,促成交易的同时,最大化保障企业利益,降低成交风险。

 

2、完善公司合同、合规管理制度

一般而言,企业可以通过制定《合同管理制度》、《合同审查权限》、《合同审批流程》、《授权事项清单》、《企业涉诉处理流程》等规范性文件使公司纪律下沉,纳入到企业各项管理制度和各个工作流程中。

同时,也可聘请专业律师定期进行核心人员培训工作。将国家法律、法规、部门规章的规定,结合企业政策及各类制度、规范、流程等细化到对各管理部门、业务员的行为准则中,实现岗位各司其职,提高运转效率。

 

3、规范拟定、审查、批准合同流程

如果企业的核心业务类型并不复杂,可以就各类业务类型授予业务人员草签权限,并就此建立起自身的合同范本库,仅需在签约前简单修订。

此外,针对内含风险的合同,可以建立分类、分级的审核批准制度,提高风控标准。当然,实现分级制度的运转,顶层设计上需要一支由核心业务、技术、财务、法律、人事组成的复合型团队。

 

4、合同履行全程跟踪管理

如果所有合同都如约履行,则不会发生任何法律风险。问题就在于很多合同即便经过完备的拟定、审查、批准流程后,仍会在履行过程中发生新的风险。这就要求专业的法律团队辅助提供法律支持,在合同履行的过程中,及时提示附随义务的履行(如通知、保密、协助义务);在争议发生初期,及时通过发函、律师函的方式行使各类抗辩权(如不安抗辩权、先履行抗辩权);在争议发生后,第一时间引入专业的诉讼律师,制订维权方案。

 

5、合同纠纷调处管理

在不可避免地遇到合同纠纷时,建立起企业合同纠纷调处制度,是第一时间获取最佳法律支持的方式。一般而言,企业可指派经办部门在法律事务部门的指导下同争议方协商解决;若协商不成的,则应当直接移交给企业法律事务部门,由法务团队评议后选择自行代理还是外聘律师。如此,可以保障每个纠纷都在第一时间获得法律建议,并在诉讼时效内进入调处流程。

 

6、其他:公司用印、文件存档管理

照章办事相关人员按照公司规章制度执行工作的基础,首先最重要的一点是建立一套合情合理的用章制度。在企业用章方面,可以考虑区分印章权限,基础的文件签收只用收发章;业务合同相关的刻制合同专用章,指定部门主管管理;人事相关的请假等事宜,则由人事主管管理人事审批章等。如此可以实现公司的权力下放,加上制度规范,可以使企业随时轻装上阵。

企业文件存档制度同理,承办人员采取统一的编号办法,提交指定管理人,明确抄送部门。在电子信息化的现在,往来信件、电邮、甚至是微信沟通记录也可同合同一并归入事项档案,规范的存档制度才能在有需要时第一时间发挥作用。

 

结语:

随着执业经验和时间的加深,扬远商事律师团队深知合同法、公司法的博大精深,在一篇文章内提及的内容,回归具体运用中也只是沧海一粟。但企业的改革,往往是从执业者思想的转化开始,愿本文作为星星之火,能为更多企业、从业者创造燎原之势。

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